Allgemeine Geschäfts- und Nutzungsbedingungen für fleetFlex.

Stand: 18.06.2026

1. Geltungsbereich und Vertragspartner

(1) Diese Allgemeinen Geschäfts- und Nutzungsbedingungen (nachfolgend „Bedingungen") gelten für die Nutzung der Software-as-a-Service-Anwendung fleetFlex. (nachfolgend „Anwendung" oder „Dienst") der

Novus Digital GmbH Erich-Steinfurth-Straße 6 10243 Berlin (nachfolgend „Anbieter", „wir", „uns").

(2) Der Dienst richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB (insbesondere Taxi- und Mietwagenunternehmen), nicht an Verbraucher. Mit der Registrierung bestätigt der Kunde, als Unternehmer zu handeln.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, wir stimmen ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

2. Begriffsbestimmungen

Kunde: das Unternehmen, das den Dienst auf Basis dieser Bedingungen nutzt (in der Anwendung der „Mandant"/die „Company").
Nutzer: natürliche Personen, die der Kunde zur Nutzung berechtigt (z. B. Inhaber:innen, Sachbearbeiter:innen, ggf. Fahrer:innen).
Inhalte des Kunden: alle Daten, die der Kunde oder seine Nutzer in den Dienst eingeben, hochladen oder über angebundene Plattformen importieren (z. B. Fahrer-, Fahrzeug-, Touren-, Umsatz- und Abrechnungsdaten, Dokumente).
Externe Plattformen: Vermittlungs-, Kassen- und Zahlungsdienste Dritter, die der Kunde an den Dienst anbinden kann (siehe Ziffer 7).

3. Vertragsgegenstand und Leistungsbeschreibung

(1) Wir stellen dem Kunden die Anwendung als webbasierten Dienst zur Verfügung. Funktionsumfang sind insbesondere: Verwaltung von Fahrer:innen und Fahrzeugen, Schicht- und Einsatzplanung, Erfassung und Auswertung von Touren und Umsätzen, Lohn- und Umsatzabrechnung, Dokumentenverwaltung sowie der automatisierte Import von Daten aus angebundenen externen Plattformen.

(2) Der konkrete Leistungsumfang richtet sich nach dem gewählten Tarif bzw. der Leistungsbeschreibung im Bestellprozess. Wir entwickeln den Dienst fortlaufend weiter und können einzelne Funktionen ergänzen, ändern oder einstellen, soweit der vertragliche Kernnutzen erhalten bleibt und dies für den Kunden zumutbar ist.

(3) Wir schulden die Bereitstellung des Dienstes (Verschaffung des Zugangs), nicht die Erstellung eines bestimmten Werkerfolgs. Insbesondere übernehmen wir keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit der vom Kunden oder aus externen Plattformen stammenden Daten sowie der darauf basierenden Berechnungen (z. B. Lohnabrechnungen); diese sind vom Kunden zu prüfen (siehe Ziffer 6 und 11).

4. Registrierung, Vertragsschluss und Zugang

(1) Die Nutzung setzt eine Registrierung und ein Nutzerkonto voraus. Der Kunde macht im Rahmen der Registrierung wahrheitsgemäße und vollständige Angaben und hält diese aktuell.

(2) Der Vertrag kommt mit der Freischaltung des Kontos durch uns bzw. mit dem Abschluss des Bestellvorgangs zustande.

(3) Der Kunde kann weitere Nutzer (z. B. Sachbearbeiter:innen) anlegen bzw. einladen und verwaltet deren Berechtigungen über das rollenbasierte Berechtigungssystem eigenverantwortlich.

5. Nutzungsrecht

(1) Wir räumen dem Kunden für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht ein, den Dienst im Rahmen dieser Bedingungen für eigene betriebliche Zwecke zu nutzen.

(2) Der Kunde ist nicht berechtigt, den Dienst über die vertragsgemäße Nutzung hinaus zu nutzen, insbesondere nicht, ihn Dritten entgeltlich oder unentgeltlich zur Nutzung zu überlassen, zu vervielfältigen, zu bearbeiten, zurückzuentwickeln (Reverse Engineering), zu dekompilieren oder zugrunde liegende Strukturen auszulesen, soweit dies nicht gesetzlich zwingend erlaubt ist.

6. Pflichten und Verantwortlichkeit des Kunden

(1) Zugangsdaten: Der Kunde hält Zugangsdaten und Passwörter geheim, schützt sie vor dem Zugriff Dritter und gibt sie nicht weiter. Er stellt sicher, dass seine Nutzer dies ebenfalls beachten. Bei Verdacht auf Missbrauch ist uns unverzüglich Mitteilung zu machen.

(2) Rechtmäßigkeit der Inhalte: Der Kunde ist allein für die von ihm und seinen Nutzern eingegebenen, hochgeladenen oder importierten Inhalte sowie deren rechtmäßige Verarbeitung verantwortlich. Er stellt sicher, dass er zur Verarbeitung dieser Daten – insbesondere der Daten seiner Fahrer:innen (einschließlich Ausweis-/Erlaubnisdokumenten, Standort-, Umsatz- und Lohndaten) – berechtigt ist und die erforderlichen datenschutzrechtlichen Grundlagen (z. B. Information und, soweit erforderlich, Einwilligung der betroffenen Personen) vorliegen.

(3) Datenschutzrechtliche Rolle: Hinsichtlich personenbezogener Daten seiner Fahrer:innen und sonstiger Betroffener ist der Kunde Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage des gesondert abzuschließenden Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV). Es ist Sache des Kunden, seine Beschäftigten gemäß Art. 13/14 DSGVO zu informieren.

(4) Prüfung von Ergebnissen: Der Kunde prüft die im Dienst erzeugten Auswertungen, Abrechnungen und Lohnberechnungen vor deren Verwendung auf Plausibilität und Richtigkeit. Die Erfüllung steuer-, sozialversicherungs- und arbeitsrechtlicher Pflichten obliegt allein dem Kunden; der Dienst ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.

(5) Verbotene Nutzung: Der Kunde unterlässt jede missbräuchliche Nutzung, insbesondere das Einbringen von Schadsoftware, das Umgehen von Sicherheits- oder Zugriffsbeschränkungen, die Beeinträchtigung der Verfügbarkeit (z. B. durch übermäßige automatisierte Abfragen) sowie jede rechtswidrige Nutzung.

(6) Mitwirkung: Der Kunde sorgt für die technischen Voraussetzungen auf seiner Seite (z. B. aktueller Browser, Internetzugang) und wirkt bei der Fehlerbehebung in zumutbarem Umfang mit.

7. Anbindung externer Plattformen

(1) Der Dienst ermöglicht es dem Kunden, auf eigene Veranlassung externe Plattformen anzubinden, um Daten automatisiert zu importieren – insbesondere Vermittlungs-/Dispatch-Plattformen (z. B. FREE NOW, Bolt, Uber, TaxiWin, Bliq, Taxi Fusion, Seibt & Straub, Funk), Kassen-/Aufzeichnungssysteme (z. B. INSIKA) sowie Kartenzahlungsanbieter (z. B. SumUp, Zettle).

(2) Voraussetzung ist, dass der Kunde die jeweiligen Zugangsdaten (z. B. Token, API-Schlüssel, Zugangsdaten oder Sitzungsinformationen) hinterlegt. Der Kunde sichert zu, zur Nutzung dieser Zugänge und zum Abruf der betreffenden Daten berechtigt zu sein und die Nutzungsbedingungen der jeweiligen Plattform einzuhalten.

(3) Die externen Plattformen sind nicht Bestandteil unseres Dienstes. Wir haben auf deren Verfügbarkeit, Schnittstellen, Datenformate und Datenqualität keinen Einfluss. Ändern oder beenden Plattformen ihre Schnittstellen, kann der Import eingeschränkt oder unmöglich werden; dies stellt keinen Mangel unseres Dienstes dar. Wir bemühen uns, Anbindungen anzupassen, schulden dies aber nicht als Erfolg.

8. Verfügbarkeit, Wartung und Support

(1) Wir bemühen uns um eine möglichst hohe Verfügbarkeit des Dienstes. Eine bestimmte Verfügbarkeit wird nur zugesagt, soweit dies ausdrücklich vereinbart ist (z. B. in einem gesonderten SLA).

(2) Von der Verfügbarkeit ausgenommen sind Zeiten geplanter Wartung sowie Ausfälle, die außerhalb unseres Einflussbereichs liegen (z. B. Störungen bei Hosting-Dienstleistern, Internet-Providern oder externen Plattformen, höhere Gewalt). Geplante Wartungsfenster legen wir möglichst in nutzungsarme Zeiten und kündigen sie, soweit zumutbar, vorab an (z. B. über einen Wartungshinweis in der Anwendung).

(3) Support leisten wir im vereinbarten Umfang über info@fleet-flex.de.

9. Vergütung und Zahlungsbedingungen

(1) Die Nutzung ist – soweit nicht ausdrücklich anders vereinbart – entgeltlich. Wir können einen kostenlosen Testzeitraum von 30 Tagen anbieten; nach dessen Ablauf wird die Nutzung kostenpflichtig fortgesetzt, sofern der Kunde nicht zuvor kündigt. Der Preis beträgt derzeit 8,99 € netto pro Monat (zzgl. Umsatzsteuer gemäß Absatz 3). Im Übrigen gelten die zum Zeitpunkt der Bestellung gültigen Preise gemäß der im Bestellprozess mitgeteilten Preisübersicht.

(2) Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus. Die Zahlung wird über unseren Zahlungsdienstleister Stripe abgewickelt. Der Kunde hält ein gültiges Zahlungsmittel vor.

(3) Alle Preise verstehen sich zzgl. der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

(4) Kommt der Kunde mit der Zahlung in Verzug, sind wir berechtigt, nach erfolgloser Mahnung den Zugang zum Dienst vorübergehend zu sperren. Weitergehende gesetzliche Rechte bleiben unberührt.

(5) Preisänderungen für künftige Abrechnungszeiträume teilen wir mindestens 6 Wochen vor Inkrafttreten mit. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von sechs Wochen ab Zugang der Mitteilung bzw. nutzt er den Dienst über den Wirksamkeitszeitpunkt hinaus weiter, gelten die geänderten Preise als angenommen; auf diese Folge weisen wir in der Mitteilung gesondert hin. Andernfalls kann jede Partei zum Wirksamkeitszeitpunkt kündigen.

10. Datenschutz und Datensicherheit

(1) Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach Maßgabe unserer Datenschutzerklärung und der geltenden Datenschutzgesetze.

(2) Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeiten (Daten der Fahrer:innen und sonstiger Betroffener), gilt ergänzend der gesondert geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO, der diesen Bedingungen vorgeht, soweit er datenschutzbezogene Regelungen trifft.

11. Gewährleistung und Mängel

(1) Wir gewährleisten, dass der Dienst während der Vertragslaufzeit im Wesentlichen der vereinbarten Leistungsbeschreibung entspricht. Unerhebliche Abweichungen gelten nicht als Mangel.

(2) Der Kunde zeigt Mängel unverzüglich und nachvollziehbar an. Wir beheben Mängel innerhalb angemessener Frist; uns steht das Recht zur Nacherfüllung zu.

(3) Eine Gewährleistung besteht nicht für Beeinträchtigungen, die auf vom Kunden zu vertretende Umstände zurückgehen, insbesondere fehlerhafte oder unrechtmäßige Eingaben, unzutreffende oder unvollständige Daten aus externen Plattformen, nicht vertragsgemäße Nutzung oder Störungen außerhalb unseres Einflussbereichs.

12. Haftung

(1) Wir haften unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei arglistig verschwiegenen Mängeln sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf) ist unsere Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Im Übrigen ist die Haftung – insbesondere für leichte Fahrlässigkeit bei nicht wesentlichen Pflichten – ausgeschlossen.

(4) Wir haften nicht für die inhaltliche Richtigkeit der vom Kunden eingegebenen oder aus externen Plattformen importierten Daten und der darauf beruhenden Auswertungen und Abrechnungen sowie für mittelbare Schäden, die der Kunde durch unterlassene Prüfung dieser Ergebnisse (Ziffer 6 Abs. 4) verursacht.

(5) Datenverlust: Für die Wiederherstellung von Daten haften wir nur, soweit der Kunde seinen Mitwirkungs- und Sicherungsobliegenheiten in zumutbarem Umfang nachgekommen ist. Unsere Haftung ist auf den Aufwand begrenzt, der bei ordnungsgemäßer Datensicherung zur Wiederherstellung erforderlich gewesen wäre.

(6) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten unserer gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen.

13. Laufzeit, Kündigung und Folgen der Beendigung

(1) Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit; es besteht keine Mindestlaufzeit. Beide Parteien können den Vertrag jederzeit ordentlich zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums (Monat) kündigen, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart ist.

(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für uns insbesondere vor bei erheblichem Verstoß gegen Ziffer 5 oder 6 oder bei Zahlungsverzug trotz Mahnung.

(3) Kündigungen bedürfen mindestens der Textform (z. B. E-Mail).

(4) Datenexport / Löschung: Vor Vertragsbeendigung kann der Kunde seine Inhalte in einem gängigen Format exportieren bzw. erhält auf Anforderung hierzu Gelegenheit. Nach Beendigung werden die Inhalte des Kunden nach Maßgabe des AVV und unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht. Einzelheiten zur Löschung und Rückgabe richten sich nach dem AVV.

14. Änderungen dieser Bedingungen

(1) Wir können diese Bedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies zur Anpassung an geänderte rechtliche oder technische Rahmenbedingungen oder zur Weiterentwicklung des Dienstes erforderlich ist und der Kunde dadurch nicht unangemessen benachteiligt wird.

(2) Änderungen teilen wir dem Kunden mindestens 6 Wochen vor Inkrafttreten in Textform mit. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von sechs Wochen ab Zugang der Mitteilung oder nutzt er den Dienst nach Inkrafttreten weiter, gelten die Änderungen als angenommen. Hierauf weisen wir in der Mitteilung gesondert hin. Widerspricht der Kunde, kann jede Partei den Vertrag zum Wirksamkeitszeitpunkt der Änderung kündigen.

15. Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist – soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist – Berlin.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser Bedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

(4) Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses.

Stand: 18.06.2026